实例演示丨IATF16949 体系外审时的准备工作及注意事项-中质捷标准技术服务（深圳）有限公司

实例演示丨IATF16949 体系外审时的准备工作及注意事项

文章作者：发布时间：2024-02-28 17:23:42 浏览量：

为迎接本年度IATF16949换证审核，品质部就各部门的实际情况作了如下明细要求，希望能帮助到各位。建议各部门划出本部门主要工作的过程流程图(过程方法)，可参考下图，先确定每项大工作的主要活动（尽量细化）。通过该项工作可使各部门负责人有一清晰的思路。

为迎接本年度IATF16949换证审核，品质部就各部门的实际情况作了如下明细要求，希望能帮助到各位。

01

迎审准备工作及注意事项

1、陪同人员：

a) 坐阵指挥：；

b) 根据审核计划指定相应的陪审人员：；

c) 现场人员布置：各部门指定专门的负责人答问、口径统一。

2、现场迎审气氛的营造

a、准备条幅/或欢迎牌

内容：

热烈欢迎××××认证中心的专家来我司检查和指导工作！（1幅，公司大门口）视条件而定

b、现场清理

打扫卫生，准备与现场有关的文件，检查仓库、车间及工艺流程卡等地方的产品及状态标识情况

3、理清思路：

建议各部门划出本部门主要工作的过程流程图(过程方法)，可参考下图，先确定每项大工作的主要活动（尽量细化）。通过该项工作可使各部门负责人有一清晰的思路。

4、文件、记录整理，问题归零：

对照内审末次会议所发的“内审报告”及各次审核/检查结果，各部门再做一次自查，以确保所有问题都已整改到位。各部门准备好本部门“受控文件清单”及“记录清单”，并做好文件、记录的整理、归档、标识工作，确保所有现场文件的“有效”。

5、进一步熟悉标准及文件：

进一步熟悉与本部门有关的标准及文件内容，做到心中有数。所有员工应充分理解质量方针和质量目标的含义，包括本部门及本人有关的质量目标。

6、职责权限及接口应清晰：

按体系文件描述进一步明晰管理职能，包括部门内部职责分工，特别是总公司对子公司、事业部、生产基地的管理职能，明晰各层次权力的分配及管理的幅度。

7、时间：

审核时间在审核过程中可能做相应调整<可能与审核计划不一致>，请各部门提前做好准备，责任人员如无特殊情况最好不要长时间外出，以便随时接受审核。

8、态度：

受审人员应保持谦虚谨慎、勤学好问的态度。有问题应虚心按受审核教师的意见及建议，确保不出现与审核老师争吵的现象。

9、沟通：

在审核过程中应保持与审核老师的双向沟通，在接受审核老师提问时，如有不明白的地方，可请审核老师稍作解释，在弄清楚问题的含义后再回答，万不可未弄清楚问题的含义而答非所问。

在审核过程中加强内部沟通，有问题应及时反馈到其他未受审部门，保证同类问题不在多个部门出现。

10、信心：

在做好充分准备的前提下，应对自己及自己所做的工作充满信心，不应过度紧张，以至把本来做得不错的工作未展示出来。

02

各部门通用要求

KPI统计分析报告，请依据质量手册附件五项目补齐：

各部门检讨更新本部门的KPI统计分析报告，尤其是KPI不合格改善报告，措施一定要具体、可操作、可举证。（我们每月15日会开月度管理会议）

文件和资料的准备

1、各部门主管须熟悉本部门 IATF16949 体系文件要求。请大家集中学习并检讨程序文件，需要修改的请在本月修改完成（特别是品质与PMC）。

2、所有文件必须是受控的状态，非受控、作废、旧版一律撤除现场；各办公桌、台、墙壁、门窗、作业机台不准贴非受控、旧版、作废文件。

3、所有文件必须建立档案目录且为最新版本，标识清楚。（需在三分钟内找到，有不清楚如何放置的，可到文管中心参考如何归类及存放文件）。

各种记录的整理

（最近连续12个月，至少需要有从4月份开始的正式记录）：

1、业务/采购的质量记录可按客户单号或日期进行整理，分门别类，标识清楚，装订成册；内容务必完整，不得涂改；修改处用斜线划掉，并签上姓名和日期。

2、生产/品质部门的质量记录可按客户PO单号或批号或生产日期等进行分门别类。所有务必检查各种记录的关联，嵌套关系，请慎重（依据业务提供的订单作）。

3、各种记录的遗漏与否须按作业流程整理检查，各项质量记录是否完整、规范，如填写、审核、批准是否符合要求等，至少最近半年的记录，确保基本没问题，并进行整理、标识，便于到时查找，所有检验记录需与控制计划/SOP上面描述的相一致。

人员

1、所有人员必须理解本工位作业标准、质量方针、公司质量目标，公司质量目标为：

1）客户退货批次为0；

2）产品交付达成率100℅）、公司流程及分类和本部门各流程KPI。

2、回答问题的人员一定要清楚程序及所准备的文件资料及记录存放地点。

3、陪同人员须具备良好的沟通能力，理解审核员的提问，协助部门回答问题及提供资料。

开发部

1、APQP、PPAP、供方PPAP资料整理归档。（OEM产品资料）

2、PFMEA中相关措施须有实施记录支持。（如提到有培训，需有相应的培训记录，需重新核查，如提到验证的，需要有相关验证数据）

3、OEM产品工程变更须有实施日期的记录。（工程变更的清单及实施日期）

4、客户工程更改的评审时间须在14个工作日内完成。

5、新模具入厂验收记录。（需有验收单，按模具清单一一核查）具体依据《PFMEA管理程序》、《工程变更管理程序》、《试产管理程序》、《新产品开发管理程序》、《PPAP管理程序》等执行。

品质部

1、QC须正确使用经校正合格和测量系统分析合格的量规仪器，熟悉抽样方案、检验标准及图纸要求，不良品的处理流程。（务必重点培训，并有相应的培训记录）

2、返工产品须有返工作业的书面要求和重新检验的记录。（生产线的返工产品，需经过QC重新检验，并有返工检验记录）

3、半成品、成品特采时须有客户的签字认可。

4、合格品、不合格品均有检验状态标识，不合格实物上还有红色不合格标签。

5、超期库存产品、材料复检记录，复检合格品必须有复检标识。

6、准备好一款产品的追溯记录。（可挑选最近的一款产品的记录，把从材料入库单一出库检验报告的所有记录整理一套）

7、X bar-R Chart现场实施，须注明重大经过事项如材料/模具更换、设备维修事项，及异常波动、能力不足时的分析改进措施。（SPC分析必须包括特殊特性值，现场审核时需看到并有以前的SPC记录）

8、OEM产品的测量工具、仪器实施MSA分析报告。

9、来料不良供应商改进记录等（必须有供应商回复的VDCS，并有清单）

10、建立OEM产品的成品标准（包括包装标准，另外每批出货的检验报告需汇总存放）。

11、对生产过程中的异常建立纠正预防措施（需要纠正预防措施记录表，所有异常需有回复对策情况）

12、提供全套持续改进的资料

13、所有客户投诉资料

14、IQC的图纸/标准/C=0抽样标准

15、IQC检验报告的保存

16、IQC来料异常的跟进，供应商不良回复报告情况具体依据《MSA管理程序》，《SPC管理程序》，《不合格品控制管理程序》，《持续改进管理程序》，《监视与测量设备管理程序》，《检验管理程序》，《纠正与预防措施管理程序》，《客户投诉管理程序》，《实验室管理程序》，《品质成本管理程序》，《产品标识与追溯管理程序》等执行。

17、仪器校验及不合格时的追溯，仪器校验标准及操作指导；

18、试验指导书与试验标准；

19、质量成本的统计（必要时找财务部协助）。

生产部（三车间同样要求）

1、OEM线生产机台必须有“OEM”标识牌，（OEM标识的机台需在清单中体现出来，请与管理部核对）

2、现场清洁、区域有地线和标识牌、物品定位放置并有清楚标识，包括合格、不合格标识。

3、所有OEM产品需告之在OEM机台上生产，非OEM机台不可生产OEM产品，切记。

4、各机台工艺参数设置必须与作业标准（作业指导书、控制计划等）一致，与作业员描述一致，与记录一致。（务必教育好员工，所知悉的所有内容，应与之对应的文件相一致，各部门主管做好部门培训）

5、生产人员须了解返修或返工流程，返工后产品的流向及处理方式。（至少先准备好一款返工产品的全记录，包括生产不良报表，MRB记录表，返工记录，返工检验记录）

6、生产数据分析日报

1）不良产品/不良细目的统计

2）报废产品统计

7、不合格品全部存放到不合格品区域内，无超期没处理的不合格品存放现场。

8、现场产品防护良好，产品标识完整清晰。

9、工装（模具、治具）使用后检查记录和使用登记记录。（采用模具/工装履历表管理模具/治具的寿命及维修情况）

10、应急计划，（各生产车间需了解出现应急时的处理方法）

11、设备/模具的日常点检情况（点检人需要是在OEM人员名单的人员进行作业）具体依据《生产管理程序》、《生产计划管理程序》、《应急计划控制程序》、《模具及工装治具管理程序》、《产品标识和追溯管理程序》、《产品防护管理程序》等执行。

PMC （仓库）

1、OEM材料区、成品区必须有专用标示牌

2、仓库现场清洁、区域有地线和标示牌、物品定位放置并有清楚完整的标识，包括合格、不合格标识。（必须做到三定5S）

3、仓管员须熟知仓储作业文件，明确产品材料储仓条件、储存期限的规定和流程。（主管进行培训）

4、不合格品全部存放到不合格区（退货区）内，无超期没处理的不合格品存放现场。

5、库存产品材料防护良好，标识完整清晰。

6、清理仓库内环境卫生，区域有标识，物品物资定位放置，物流顺畅。

7、先进先出实施记录。

8、卡、帐、物一致。

9、材料入库单、领料单等相关记录保存完好。

10、每月是否做了盘点（查每月盘点表）

PMC（计划）

1、所有OEM产品的物料计划记录；（需有物料计划清单，及一一对应的表单）

2、OEM产品的达成情况统计（主要为每日、每周、每月统计状况）；对未达成的原因分析与对策否（需有相关记录体现）

采购部

1、所有OEM产品的采购明细表（按订单号核对，有清单，明细内容与BOM表相符）

2、合格供应商名录/采购周期表

3、采购订单保存（易于查找，将前面讲到的文件保存方式一样，建议一个采购明细表后面，把所有该PO的订单付在后面）

4、新供应商调查表，老供应商审核计划、供应商审核报告、（所有OEM产品的供应商都应鉴定质量协议）

5、各供应商ISO9001证书

6、每月供应商评估报告（按月存放）

7、外发模具清单及与供方签定的模具使用协议具体依据《产品标识和追溯管理程序》、《采购管理程序》、《供应商管理程序》、《生产计划管理程序》、《产品防护管理程序》、《原材料、成品存储周期表》、《仓库管理办法》、《不合格品管理程序》等执行；

8、供应商货物在客户处不合格的损失统计。

业务部

1、客户满意度调查表，分析报告；

2、OEM产品交付绩统计资料（产品交付统计，产品交付绩效表），包括统计数据、相关纠正预防措施报告等。

3、合同订单评审记录表（包括新、老两种订单的评审）

4、客户要求评审记录

5、客户财产清单

6、内审不合格项的全面改善。

具体《合同及订单评审管理程序》、《客户财产管理程序》、《产品交付管理程序》、《客户满意度管理程序》等执行。

管理部人事行政

1、OEM产品相关岗位和特殊岗位人员培训资格要齐全。（对重要工序人员的培训考核资料是否齐全，需在有培训记录及相关的考试题，并有相关的上岗证，与生产车间共同完成）

2、员工满意度调查表，与相关的改进措施。（针对有不满意的，进行如何改善或处理，需要有相关记录取证）

3、年度培训计划的完成，并按计划进行实施培训，未在计划内培训，有无相关变更说明（所有培训都应有培训记录，并与培训计划内容相符，人员教育履历表上的培训状况同样需要一致）

4、6S点检表，对不符合项，有无不符合项目单给责任部门，有无更进改善，（不符合项目有无在下次检查中进行确认，对6S点检表/不符合单需按周保存）

5、各岗位是否都已有职务说明书；具体依《职位说明书》、《人力资源管理程序》、《员工激励管理程序》、《培训管理程序》、《6S管理程序》等执行。

开发部

1、OEM产品的设备/模具清单，（需与生产车间的标识相一致）

2、设备/模具的年度保养计划

3、设备/模具定期保养记录

4、对A类（关键设备）需做预测性维护，做一份10年-2011年的（做一份预测性维护记录表，如注塑机，需6个月更换一次油封）

5、关键设备易损件清单的建立具体依据《设备管理程序》、《模具/工装管理程序》执行

品质部文控中心

1、OEM文件清单

2、文件的发放记录表（需与实际一一对应）

3、作废文件清单

4、外来文件清单

5、返工作业指导书

文管中心资料必须做到资料保存的完整性与易于查找具体依据《文件管理程序》、《记录管理程序》执行。

— END —

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服务优势

Service Advantages

中质捷成立于2014年，是国内领先的企业管理咨询服务机构，业务覆盖全国并拓展至德国、美国、日本等十余个国家，累计服务客户超5000家。公司以“为客户创造价值，助力每一家客户持续成功”为使命，在山东、长三角、珠三角设立核心业务基地，并建有青岛技术研发中心，汇聚115名专业人才（本科及以上学历占比85%），致力于通过技术革新与定制化服务，助力客户实现持续成功。

公司核心优势包括专业团队、高效服务与行业深耕。60余位全职咨询师及讲师均具备跨国企业与多行业服务经验，提供从体系认证（如ISO三体系、IATF16949汽车标准、AS9100航空体系等）到流程优化的一站式解决方案，覆盖汽车、航空航天、医疗、能源等20余个领域。通过“一对一服务团队”模式，确保客户需求快速响应，并辅以目标保障、免费答疑、行业资讯分享等持续支持，助力企业提升管理效能。

中质捷组建了涵盖项目总监、技术专家、客服监管的专业团队，确保项目全流程高效落地。同时提供多元培训服务，包括ISO内审员课程、行业工具培训（如VDA6.3、五大工具）及定制化企业内训，通过线上线下结合的方式赋能客户。

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