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体系知识丨管理评审到底怎么做?

文章作者:       发布时间:2024-07-10 13:02:54       浏览量:

如何将质量管理体系的标准要求真正融入组织的业务过程?管理评审活动是个非常典型的案例。在ISO 9000:2015的标准中,对“最高管理者”的定义明确指出,“最高管理者(top management) 在最高层指挥和控制组织(3.2.1)的一个人或一组人”。

体系知识丨管理评审到底怎么做?




如何将质量管理体系的标准要求真正融入组织的业务过程? 管理评审活动是个非常典型的案例。

 

当我们提及管理评审时,常常会碰到一些场景,看看这些场景中有多少是你曾经经历过的。

 

场景1


每到认证机构快来审核的时候,体系管理员都会逐一给各部门打电话: “XX部长/经理,你们部门今年的管评报告还没提交呢! 我们一个月前就发通知了,再过两周,机构就来审核了,千万别因为你们的报告不全开不符合项啊“!

 

场景2


某公司XXXX年管理评审会议,质量部组织各部门齐聚一堂,等着总经理到会。
这个时候,质量部部长接到总经理电话: “X部长,我这来了个重要客人,没办法参加会议了,你主持一下,把今年质量状况回顾一下,跟大家再次强调要重视质量,质量是我们企业的生命。 另外,要好好评一下跟部门写的管理评审报告,不合格的纳入年底绩效考核“!

   

场景3


在某公司ISO9001审核现场,认证机构审核老师在会议室正襟危坐,审核企业的管理评审活动。 质量经理打开企业月度质量例会材料向审核员进行展示,这时审核员打断了他: “我要审核你们的管理评审,不是看你们的质量例会材料! 把你们今年的管理评审报告拿过来给我看”!

质量经理: 我们没有专门的管理评审报告,就是每月有质量例会、经营例会,总经理都会参加,也有会议材料,这个不行吗?
审核员: 这个哪行! ISO9001标准9.3.1、9.3.2、9.3.3里面都有明确的要求,最高管理者要定期组织管理评审,要有输入和输出,要保留会议记录证据,这是企业管理的大事儿,你们连个管理评审报告都拿不出来,这样体系能管好吗?

 

场景4


体系工程师: 张经理,下周认证机构要来审核了,我们今年的管理评审还没搞,您看是不是这两天我们开个会评一下?
质量经理: 这几天领导们都在忙着新项目,并且最近生产任务太忙了,估计没时间召集那么多人开会了,况且,这种会以前也开过,没啥实质内容,老板也没兴趣。 要不你这样吧,把以前的管评报告改改,把今年的数据加进去,估计审核员也看不出来。
对了,别忘了准备会议签到表,让大家签个字!
体系工程师: ......


对于上述场景,相信大家都不会感到陌生。 审核员说的也没错,管理评审作为组织运营中至关重要的一环,绝不能掉以轻心。 然而,问题在于我们往往没有深入理解和把握标准中对管理评审的精确界定和具体要求,而是机械地、僵化地按照条款进行实施。 这种做法与组织的日常业务运营实际相脱节,形成了一种典型的“两层皮”现象,即管理评审的形式与实际运营需求之间存在明显的鸿沟。


ISO9001:2015标准9.3.1总则“ 最高管理者 应按照 策划的时间间隔 对组织的质量管理体系进行评审,以确保其持续的适宜性、充分性和有效性,并与组织的战略方向一致”。

 

在这一条款中,有两个非常重要的界定,第一是“最高管理者”,第二是“策划的时间间隔”。


在ISO 9000:2015的标准中,对“最高管理者”的定义明确指出,“ 最高管理者(top management) 在最高层指挥和控制组织(3.2.1)的一个人或一组人 ”。 这意味着,在管理评审这一关键活动中,发起和主持的责任应当落在最高管理层的成员身上,尽管这些成员不一定局限于总经理这一单一角色。

管理评审作为一个重要的例行活动,其实施的频次并非固定不变,而是应该由组织根据自身的业务需求、运营状况和风险评估结果来灵活确定。 我们不能简单地将管理评审理解为一年一次的形式化活动,而是应当根据实际业务运作的需要,适时、有效地开展管理评审,以确保组织的质量管理体系能够持续改进,并适应不断变化的市场环境。 因此,管理评审的频次应当是一个动态调整的过程,旨在确保组织的管理效率和业务效果的持续提升。


因此,我们可以认为: 管理评审应该是组织 管理层成员 主持或参与的 例行的评审活动 (或例会),这些评审活动应针对组织 系统管理的各项业务活动 (管理评审输入),评价其持续的适宜性、充分性和有效性。


在ISO 9001:2015标准中,管理评审的输入和输出确实被明确规定了,然而,许多企业(甚至包括一些审核员)在执行管理评审时,往往过于拘泥于标准的条款,将其转化为一份冗长且缺乏实际意义的“管理评审报告”。 这种做法不仅增加了不必要的行政负担,也可能导致管理评审失去其真正的价值和意义。

实际上,如果我们仔细将管理评审的输入与企业内部的日常业务活动进行对比,不难发现许多管理层参与的管理例会其实已经涵盖了管理评审的核心内容。 这些例会 通常是管理层讨论公司战略、目标、资源分配、风险识别与应对等重要议题的场所,而这些议题正是管理评审输入所关注的要点, 这就是在做管理评审啊!


在理解和执行管理评审的过程中,我们有时可能会陷入一个常见的误区: 认为管理评审会议必须一次性涵盖ISO 9001:2015标准中列出的所有输入要求。 然而,这种理解并不准确。 实际上,ISO 9001标准中并没有明确规定管理评审必须一次性覆盖所有输入项。  

   

管理评审到底怎么搞?

给大家归纳了如下几个步骤:

1、 明确管理层主体 首先,我们需要清晰地界定公司管理层的成员,这通常包括副总经理级别以上的高管或总监级别以上的领导。 明确管理层的成员是确保管理评审活动得到高层有效支持和指导的关键。


2、 梳理管理层例会 接下来,我们需要对公司管理层参与和主持的各种例会进行梳理,如质量例会、经营例会、项目例会、生产例会等。 这些例会通常涵盖了公司运营的各个方面,通过梳理我们可以了解每个例会的会议议题和具体内容。


3、 例会与标准对标 在了解了管理层例会的内容后,我们需要将其与ISO 9001:2015标准中管理评审的输入和输出条款进行对照。 通过对比,我们可以发现例会中可能遗漏或未充分讨论的管理评审相关议题,从而完善会议内容,确保管理评审的全面性和有效性。


通过以上三个步骤的实施,我们可以确保管理评审活动与公司日常管理例会相结合,充分利用现有的会议机制来推进质量管理体系的持续改进和优化。 同时,这也能够减轻企业的行政负担,提高管理评审的效率和效果。


为了让大家更好的理解,给大家一个例子作为参考:



经过这样的梳理,我们是否已经将标准的要求自然而然地融入到了企业的日常运营之中? 实际上,只要我们坚持按照这些日常的经营活动去执行,就已经是在实践质量管理体系的标准了。 这就意味着,我们无需再刻意进行形式化的管理评审。

 

关于"管理评审"这一环节,我们应该有更深入的理解。 质量管理体系的策划不能追着标准条款跑 ,而是要在深刻理解企业内部业务流程和运作方式的基础上,去识别并弥补我们与标准之间的差距。 通过这种方式,我们才能真正地将质量管理体系的标准要求融入到组织的每一个业务过程中,从而有效地避免"两层皮"现象的发生。 这样,我们的质量管理体系才能更加贴合企业的实际需求,更加有效地支持企业的持续发展。


END


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