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审核知识丨质量管理体系审核时如何做好现场审核记录？建议收藏
在质量管理体系审核中，审核记录起着至关重要的作用。 对于三方审核而言，准确、详尽的审核记录是顺利通过审核机构评审并获得证书的关键所在。 而对于内部审核来说，做好审核记录不仅能够有效证明审核活动的实施与成效，还能作为未来审核工作的参考教材，指导后续的审核应对与改进。
在质量管理体系审核中，审核记录起着至关重要的作用。 对于三方审核而言，准确、详尽的审核记录是顺利通过审核机构评审并获得证书的关键所在。 而对于内部审核来说，做好审核记录不仅能够有效证明审核活动的实施与成效，还能作为未来审核工作的参考教材，指导后续的审核应对与改进。 一、审核记录的作用 只有了解审核记录的作用才能确保审核记录的完整性。 1、证实审核过程的有效性 审核记录应当全面且具体地记录下审核的每一步骤与相关活动，以此确保整个审核流程既透明又可追溯。 这就像是为审核工作精心绘制了一幅详尽的路线图，其中每一个环节都清晰可辨，有明确的路径可循，从而有力地保障了审核工作的严谨性与规范性。 2、提供审核证据 在审核流程中，需将观察到的实际状况、员工的直接陈述以及提交的所有文件等信息详尽记录，作为审核过程中的重要证据。 这些记录如同稳固的基石，为后续形成审核结论提供了坚实且可靠的依据。 3、支持审核结论 基于丰富的审核证据，我们可以形成准确的审核发现，并最终得出能够客观体现质量管理体系真实状况的审核结论。 在审核过程中，若发现有不符合项的记录，则需发布《不符合项通知》，明确要求相关部门立即采取行动，实施必要的改进措施。 二、审核记录包含内容 1、审核计划和范围 审核计划如同航海前的航线图和目的地设定，它清晰地界定了审核的目的、涵盖的范围以及遵循的准则，为审核工作设定了明确的边界。 审核记录则需详尽反映审核计划的执行情况，包括审核的具体过程、所涉及的标准条款以及被审核的部门。 换句话说，审核记录应当全面覆盖审核计划所要求审核的所有环节、条款及部门，以证明审核工作严格按照计划进行。 2、审核过程 在审核过程中，应详尽记录面谈交流、现场观察以及文件审查等各项活动，这犹如一部纪录片，真实、全面地再现了审核的每一个细节，使相关人员能够深入了解审核的实际状况。 审核记录需明确体现审核时的抽样规模，并具备可重现性和可追溯性。 审核员在与员工或其他人员进行面谈时，需记录相关人员的编号及其所属部门； 3、审核发现 审核记录应当详细记录在审核过程中发现的具体问题以及不符合项，为企业后续改进质量管理体系提供清晰、具体的目标导向。 值得注意的是，审核发现不仅限于不符合项，符合审核准则要求的情况同样应被记录为审核发现，从而为企业质量管理体系的持续优化提供全面的参考依据。 4、审核结论 在审核过程中，一旦发现不符合项，应在审核记录中做出明确标注。 而针对整个质量体系的审核结论，这包括了对体系的整体评价以及改进建议，应当被整合并体现在审核报告中，而非现场审核记录之中。 审核报告是对审核发现进行综合分析后得出的总结性文件，它提供了对体系运行状况的全面评价以及具体的改进方向，而现场审核记录则更侧重于记录审核过程中的具体细节和发现。 三、做审核的注意点 1、详略程度要得当 审核记录的详尽程度需依据审核的具体目标和范围来定制。 针对关键的不符合项，必须详细记载其所有相关信息，诸如发现的时间、地点、相关人员及其背景情况。 审核过程中，应着重关注质量管理体系的核心要素，并详细记录其实施状况。 此外，审核抽样的情况也需被准确记录，以确保所选样本既能代表整体情况，又具备可靠性。 2、选择合适的格式和方法 审核记录可采取书面或电子等多种形式，选择时需优先考虑便于规范管理和快速检索的格式。 无论是三方审核、二方审核还是内部审核，若审核委托方有特定的记录格式要求，则必须按照其指定格式进行记录。 综上所述，审核记录在质量管理体系审核中扮演着至关重要的角色。
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